De første ITS-processer nu beskrevet i AAU-håndbogen

Siden efteråret 2017 har arbejdet med procesoverblik og -beskrivelser i ITS været i gang, og de første færdige procesbeskrivelser kan nu findes i AAU-håndbogen. Få her indblik i, hvordan en procesbeskrivelse bliver til i ITS.

Lagt online: 30.05.2018

Fra ”Handover” til ”Proces for projektgennemførelse”

I POS er processen, der oprindeligt havde arbejdstitlen ”Handover”, nu blevet til en færdigbeskrevet og kvalificeret procesbeskrivelse i AAU-håndbogen. Processen er sidenhen blevet døbt ”Proces for projektgennemførelse”, og den støtter fremadrettet projekterne i at levere den rette kvalitet til beslutningstagere som DSD, mfl.

Proces- og porteføljeleder, Kasper Søndergaard Andersen har været drivkraft på arbejdet frem mod den færdige procesbeskrivelse og fortæller om fremgangmåden:

- Det har været et forholdsvis simpelt forløb i ITS med beskrivelse af en proces. Behovet er identificeret ved, at behovsstillere Lars Lohmann og Thomas Krumbak er interviewet indledningsvist. ITS-chefgruppe og ressourceejere er adspurgt om ressourcer til deltagelse i workshops, som efterfølgende er blevet holdt, fortæller han.

De to workshops havde deltagende repræsentanter fra STP, POS, IFS og SUP, som sammen skulle beskrive kravene til faseovergang mellem projektfaserne i forløbet fra idé til gevinstrealisering af et projekt. Processen skulle være generisk og kunne dække såvel fast- som safetrack-projekter.

Arbejdsgruppen, der analyserede, producerede og kvalificerede processen, var sammensat af:

  • Lars Lohmann (behovsstiller)
  • Thomas Krumbak (behovsstiller)
  • Tomas Nesgaard
  • Jakob Cloos Bojesen
  • Bo Hvass Pedersen
  • Gert Espersen
  • Lotte Bonderup
  • Jesper Hybers Pedersen
  • Dorthe Jensen
  • Kurt Horshauge
  • Kasper Søndergaard Andersen (procesleder)

På den første workshop blev deltagerne efter en kort introduktion delt op i to grupper. Gruppe 1 fik opgaven at identificere processen og tjeklister fra idé til og med anskaffelsesfasen af et projekt. Gruppe 2 fik opgaven at identificere processen og tjeklister fra gennemførelse til og med realisering af et projekt. Efter gruppearbejdet præsenterede grupperne deres foreløbige erfaringer, og til slut blev det aftalt med grupperne, at de frem til næste workshop skulle færdiggøre deres udkast til hhv. proces og tjeklister.

På workshop 2 præsenterede grupperne hver deres delproces og understøttende tjeklister. Alt indhold blev til sidst sat sammen til en samlet proces, og arbejdsgruppen anerkendte resultatet, som ”Proces for projektgennemførelse”. Sidenhen er processen blevet rentegnet, og tjeklisterne er blevet færdigskrevet.

Processen kan nu findes i AAU-Håndbogen

En færdigbeskrevet proces - hvad er næste skridt?

ITS-chefgruppen støtter kommunikationen omkring processen på afdelings- og teammøder og dermed, at vi efterlever processen. Kasper planlægger opfølgning i efteråret, dels på hvorvidt processen efterleves og dels på, om den skal tilpasses baseret på erfaringerne på det tidspunkt. Ethvert projekt vil jf. processen fremadrettet blive bedt om at vedlægge en udfyldt tjekliste ved ethvert faseskifte. Tjeklisten vil blive anvendt i vurderingen af, om projektet er klar til faseskiftet, og i tjeklisterne bedes projektlederen bl.a. tjekke af, om business case, projektplan, konsekvensanalyse (GDPR) mv. er udfyldt efter analysefasen.

Du kan se flere ITS-procesbeskrivelser i AAU-håndbogen her

Senest er ”Proces for frikøb af projektdeltagere” tilføjet.

Har du spørgsmål til procesbeskrivelser for ITS, er du velkommen til at kontakte Kasper Søndergaard Andersen