Ny telefoniløsning på AAU

Den nye telefoniløsning går fra pilotfasen til udrulning i de kommende måneder og i 2. halvår. Den fysiske bordtelefon udskiftes med Skype for Business på din pc (tidligere kendt som Lync).

Lagt online: 14.05.2018

AAU tager dermed endnu et skridt i retningen af en samlet digital samarbejdsplatform. Efter omfattende involvering og pilot-udrulning til 500 brugere (herunder hele ITS) går projektet nu ind i faserne mod udrulning til alle på AAU. Skype for Business er et værktøj, der gør det nemmere at udvikle og styrke samarbejdsrelationer internt og globalt, som hermed understøtter indsatsen ”Vidensamarbejde” i AAU’s strategi; Viden For Verden.

Brugerne kan anvende Skype for Business på kontoret, og når de er på farten. Løsningen er tilgængelig fra en række forskellige enhedstyper som Windows-pc, Mac, iPad, iPhone, Android-telefoner og –tablets, samt Windows-baserede telefoner og tablets.

Skype for Business styrker produktivitet og fleksibilitet ved at integrere kommunikationsværktøjer, vi bruger hver dag, i en samlet løsning, som fra bunden er designet med fokus på brugervenlighed.

Skype For Business gør det let at lokalisere den/de personer, der skal kontaktes, baseret på den integrerede indikation af en brugers tilgængelighedsstatus (Presence), kan man umiddelbart vælge den optimale kommunikationsform med et enkelt klik. Dialoger kan eskaleres intuitivt og efter behov fra for eksempel chatbesked til et audio- eller videoopkald, deling af skærm, dokumenter eller en videokonference, hvor flere deltagere tilføjes.

Ny telefoniløsning – ny vane

Projektet er bekendt med, at vaner kan være svære at ændre – om så kommunikation tidligere foregik via de gamle drejeskivetelefoner eller nyere telefoner – ja, så er et teknologisk skridt opad ofte en ændring af vaner for alle medarbejdere. Derfor tilrettelægges udrulningen rettet mod alle AAU-ansatte (og dermed ret omfattende) med skyldig hensyntagen til, at hjælp og undervisning er nødvendig. De fleste brugere vil dog nok hurtigt tage Skype for Business Telefoni til sig – det er intuitiv og ret nemt at anvende. Og det kan anbefales at støtte udrulningen ved at opfordre de ”hurtige” kolleger til at give ”sidemandsoplæring” til dem, der lige skal have det forklaret et par gange. Al henvisning til det materiale og den introduktion, som projektet stiller til rådighed og gennemfører, er også mere end velkommen.

Udrulning i samarbejde med alle enheder

Projektet har udarbejdet en plan for implementering af Skype for Business i en AAU-enhed for at sikre, at alle er klar, og at alle er fortrolige med deres rolle og ansvar i de enkelte aktiviteter. Planen vil løbende blive opdateret og evalueret, som udrulningen skrider frem. Der lægges meget vægt på dialog med den enkelte afdelings telefoniansvarlige og ledelse for at sikre en god oplevelse for alle.

Allerede sket i projektet:

  • Projektet har implementeret Skype For Business Telefoni og Miralix callcenter og omstillingsløsning hos mere end 100 brugere fordelt på 16 callcentre og AAU Omstilling
  • Alle brugere i ITS kører nu Skype For Business
  • I alt er der nu ca. 500 Skype For Business Telefoni-brugere på AAU
  • Udbudsrunde på undervisning i Skype For Business er kørt, og vi har fået underskrevet en kontrakt med firmaet Tele Training
  • It-/telefoni-infrastrukturen er etableret og klar til udrulning af Skype For Business Telefoni til resten af brugerne på AAU (ca. 3500 stk.)
  • Vi har udarbejdet en plan med beskrivelser af roller og ansvar samt aktiviteter i forbindelse med udrulning af Skype For Business Telefoni i en afdeling/på et institut

Hvad sker der lige nu:

  • Vi har lavet en aftale med Institut for Læring og Filosofi om, at de er det første institut, der overgår til Skype For Business Telefoni og dermed tester planen og giver input til denne. Planlagt til først i juni.
  • Institut for Datalogi overgår også til Skype For Business Telefoni snarest, vi er i gang med planlægningen.
  • Vi arbejder på en udrulningsplan til resten af AAU, vi ønsker dialog med enheder, som gerne vi starte som en af de første, så giv gerne besked.
  • Vi underviser telefoniansvarlige fra alle AAU-enheder i Skype For Business primo juni samt præsenterer planen for dem, så der er forventningsafstemt på den telefoniansvarliges og enhedens opgaver i forbindelse med implementeringen.
  • Vi er ved at implementere Skype for Business og Miralix mobil callcenterløsning hos alle facility supportere på AAU

Vil du gerne vide mere om Skype for Business-projektet, er du velkommen til at kontakte projektleder Krestine Pedersen.