Referat fra medarbejdermøde

Lagt online: 05.10.2017

Læs evt. opsumerende slides om medarbejdetmødet

Der er rigtig mange, der er startet i ITS siden sommer, og de blev budt velkommen med en klapsalve. Vi er lige nu 140 ansatte i ITS og vi er et stærkt hold. Det går fremad, vi bliver knap 150 sidst på året. På mødet blev et tværsnit af ITS præsenteret, herunder baggrund, alder og afdelingernes størrelser.

I starten af året blev ITS bedt om at øge kompetencerne i ITS med 10 %, og det er der arbejdet intensivt med i løbet af året: I løbet af 2017 deltager vi i ITS i 165 kurser, til en pris af 2,2 mio. kr.

I løbet af 2017 har der været arbejdet med udvikling - både af medarbejdere og af afdelingen. Udviklingen er blandt andet sket gennem handlingsplaner og efteruddannelse, og i efteråret tager ITS hul på GRUS (Gruppeudviklingssamtaler).

Vores digitalisering af ITS bygger på både vilkår og vilje. Viljen til forandring, inden for de vilkår universitetet giver os.

Flemming sagde videre: ”Det går godt! I morges havde jeg tertialsmøde med Antonino, hvor det blev nævnt at ITS leverer. Op mod jul sidste år var der fuldt tryk på speederen. Den kadence har vi fastholdt i 2017; vi har leveret! Det viser de målinger, der fortages i ITS, blandet andet. Der er mange grønne lamper i vores målinger. Vi lovede hinanden mere oktan i starten af året – det løfte holder vi! Det er flot.”

Med den besked blev ordet givet videre til Michael Collin, der præsenterede den kommende trivselsmåling. Trivselsmålingen er en del af årshjulet for arbejdsmiljø. Det er samme måling, der er gennemført i ITS – senest i 2015. Resultatet offentliggøres 1/11 og indgår som en del af de kommende GRUS. Der blev spurgt om, hvad omfanget er af GRUS, om det er teams, supportgrupper eller hvordan de er organiseret. Michael Collin svarede, at dette ikke ligger fast endnu, men er en del af det arbejde der skal foregå i ledelsen i efteråret omkring udarbejdelse af konceptet omkring GRUS. Desuden blev der spurgt om alle medarbejdere kan forvente at deltage i GRUS, hvis man har behov for at sætte ord på trivselsmålingen. Michael svarede, at det er en mulighed, og ellers kan man bruge medarbejderrepræsentanterne i ITS-SA / arbejdsmiljørepræsentanter.

 

Thomas Krumbak overtog herefter og præsenterede STPs arbejdsopgaver. ”PLAN” i ”Plan Build Run” kan oversættes til ”Orkestrere”. Det betyder, at det ikke nødvendigvis er den faktiske planlægning – den kan også foregå i andre afdelinger – men at orkestrere planlægningen. Desuden er det PLANs opgave at skabe partnerskaber til resten af universitetet, hvor efterspørgsel håndteres. Plan-funktionen udføres af to funktioner i STP: Enterprisearkitekter og digitaliseringspartnere.

Digitaliseringspartnerne er i dialog med interessenter på universitetet. I det første halvår af 2017 er der afholdt over 40 møder. På disse møder får digitaliseringspartnerne en masse behov/ønsker med hjem, der behandles i ITS, og bliver til projekter eller fx supportsager. Digitaliseringspartnerne skal desuden have fingeren på pulsen, både i forhold til, hvad der sker på AAU, men også hvad der rører sig på it-området.

Enterprisearkitekterne har til opgave at skabe et overblik over og planlægge arkitekturen på AAU. Desuden deltager arkitekterne i BUILD-aktiviteter. Thomas Krumbak gennemgik tre konkrete eksempler på aktiviteter, som arkitekterne i 2017 har deltager i.

Fra salen blev det spurgt til samarbejdet med øvrige arkitekturfunktioner i ITS; nogle gange føles det, at der arbejdes dobbelt. Thomas Krumbak svarede at det netop er nogle af de relationer, der er ved at blive opbygget. Desuden blev der spurgt ind til hvor man henvender sig med potentielle forbedringer og hvor man kan finde dokumentation på projekter. Igen er dette noget af det, som Plan-funktionen forventer at opbygge over den kommende tid.

 

Efter pausen fortalte Flemming Koch at ITS i 2017 har 45 handlingsplaner. Heraf er de 18 allerede afsluttet, og ingen på hold eller ”ikke startet”. På den anden halvdel af medarbejdermødet blev arbejdet med 4 handlingsplaner præsenteret.

Bo Hvass Pedersen præsenterede arbejdet med apps udvikling, fra eksperimentarium til agil udvikling af en studie-app. Studieapp’en er downloadet over 11.000 gange; og app’en bruges flittigt af de studerende. De fleste studerende bruger app’en flere gange dagligt.

Michael Collin præsenterede arbejdet med brugertilfredshedsundersøgelser. Det har været en spurt hen over sommeren, og takket været samarbejde på tværs af ITS er undersøgelsen nu i gang og udsendt til 2.500 ansatte og 2.500 studerende. Allerede nu er der 750 der har afgivet svar.

Krestine Pedersen præsenterede det kommende skifte af telefoniløsning på AAU. Løsningen omfatter både nyt callcenter/omstilling og alle fysiske bordtelefoner, der skal udskiftes med software. Infrastruktur har allerede skiftet til Skype for Business og efterfølgende skal resten af ITS skifte i løbet af i år, og det forventes rullet ud på AAU i løbet af 2018.

Thomas Krumbak præsenterede handleplanen for Masterplan for Grunddata. Planen har været revideret gennem året, men handleplanen har medvirket til et konstant momentum og fokus på målet. En udfordring har været koordineringen med øvrige indsatser i ITS, da disse påvirker hinanden. Resultatet har været, at handleplanen har været gennemført som planlagt og strategien for masterdata management er godkendt i DSD (Det Strategiske Digitaliseringsråd).

Flemming Koch opsummerede det gode arbejde med handlingsplaner, og gav scenen tilbage til Thomas Krumbak der kort orienterede med det kommende arbejde med handlingsplaner i 2018, der allerede er i gang. Flemming Koch afsluttede med et tak for i dag og understregede at vi har viljen, og vilkår til at skabe gode forandringer på AAU.