Ros til medarbejdere i maskinrummet

Ros til medarbejdere i maskinrummet

Medarbejderne i Fælles Service, AAU Innovation og fakultetskontorerne skaber grundlaget for, at videnskabelige medarbejdere kan levere forskning i verdensklasse, og at de studerende får gode uddannelser, sagde direktør Antonino Castrone blandt andet, da ledelsen havde inviteret til fælles morgenmad i Aalborg, Esbjerg og København torsdag morgen.

Der var masser af ros til medarbejderne, da direktør Antonino Castrone torsdag morgen ønskede godt nytår og holdt tale for medarbejderne i Fælles Service, AAU Innovation og fakultetskontorerne i kantinen på Fibigerstræde 15 på Campus Aalborg.

Mens ansatte kunne nyde et rundstykke, te og kaffe i den velbesøgte kantine, pegede Antonino Castrone på mange af de gode initiativer, der er blevet taget af medarbejderne i administrationen i det forgangne år. Han slog blandt andet fast, at universitetet skal være kendt i både ind- og udland for gode uddannelser, forskning i verdensklasse og AAU’s evne til at samarbejde med omverdenen.

”Vi – i Fælles Service og administrationen – arbejder ikke med forskningen. Ikke direkte. Vi arbejder heller ikke med uddannelse. Direkte. Vi er i maskinrummet, og vores fornemmeste opgave er at sikre, at vores studerende og forskere har gode rammer til at lære og udvikle, til at forske og samarbejde og skabe viden for verden”, sagde Antonino Castrone.

Derudover fortalte direktøren om mange nye tiltag i de forskellige afdelinger, og han anerkendte medarbejdernes store indsats og engagement.

”Der er en god daglig drift, som holder AAU godt kørende. Udfordringerne er, at vi er nødt til konstant at have fokus på at gøre tingene bedre og billigere på samme tid. Det gør vi ikke ved at løbe stærkere. Vi kan kun gøre det ved at blive ved med at udvikle, gøre ting enklere, prioritere det vigtigste og nedprioritere det mindre vigtige i en konstant og regelmæssig ledelsesmæssig vurdering,” sagde Antonino Castrone.

Talen blev streamet til Esbjerg og København, så medarbejderne på de to campusser havde mulighed for at se og lytte med.

Du kan læse hele Antonino Castrones tale under billedet og se den video, der blev optaget ved arrangementet.

Antonino Castrones tale til medarbejderne den 4. januar 2018:

Godmorgen alle sammen og rigtigt godt nytår.

Det er godt at se så mange igen i år. Jeg har sagt det før men vil gerne sige det igen: Det er en god tradition at begynde året med denne samling. I år optager vi, så Fælles Service i Esbjerg og København er med – både for at have alle med men også for at understrege, at vi er ét universitet, uanset hvor i landet vi befinder os.

Se videoindslag herunder eller læs videre under indslaget.

 

Ved at mødes her i dag bliver vi mindet om hinanden og ikke mindst vores samarbejde. Resten af året færdes vi jo ude omkring i organisationen og arbejder med hver vores opgaver og projekter. Men når alt kommer til alt, arbejder vi for det samme. Det er dét, som bl.a. dette arrangement kan minde os om: Måske er det store ord – men vi arbejder for ”at skabe resultater i verdensklasse” – at skabe viden, som verden kan bruge.

Vi har en ambition om, at AAU – som ét samlet universitet - skal være kendt nationalt og internationalt for, hvad vi kan uddannelses-, samarbejds- og forskningsmæssigt.

Vi – i Fælles Service og i hele administrationen – arbejder ikke med forskningen. Ikke direkte. Vi arbejder heller ikke med uddannelse. Direkte. Vi er i maskinrummet, og vores fornemmeste opgave er at sikre, at vores studerende og forskere har gode rammer til at lære og udvikle, til at forske og samarbejde og skabe viden for verden.

Traditionen tro vil jeg gerne sætte et par ord på året, der er gået, sige lidt om det ny år og samle op til sidst.  

På hele universitetet har kvalitetssikring og institutionsakkreditering fyldt. Det er en af vore store og meget vigtige opgaver, der også i årene frem vil have fokus med afsæt i vores uddannelsers robusthedsprincipper.

På fakultetskontoret på HUM/SAMF har netop kvalitetssikringen været et nøgleord i 2017. Digitalisering har været markant på dagsordenen ligesom arbejdet med god videnskabelig praksis. Desuden arbejdet med persondataforordningen og understøttelse af centrale og decentrale strategier med de mange tilhørende handleplaner.

2017-indsatserne på EST-fakultetskontoret fortsætter ind i 2018. Der arbejdes på en robusthedsanalyse af samtlige uddannelser på EST, og der er igangsat flere nye uddannelsesindsatser. Og der er givet grønt lys til nye uddannelser fra ministeriet, hvilket klart skal ses som en anerkendelse.

2017 har også bestået af talentplejetiltag, igangsættelse af tværfaglige projekter, ny skoleorganisering og etableringen af et alumnenetværk.

Driften kører på begge kontorer i højt tempo.

Der sker mange ting rundt om på vores tre campusområder, og det mærker de naturligvis i Campus Service, hvor der har været et meget stort pres på igennem året. Det er tydeligt for mig – og det håber jeg også, at I oplever – at CAS har stærkt fokus på netop at udvikle vores campusområder og vores bygninger, så der er gode fysiske rammer for os alle sammen, og et særligt fokus på, at AAU’s kerneopgaver kan løses i et spændende fysisk forsknings- og studiemiljø og i et godt fysisk arbejdsmiljø.

I november overgik Økonomiafdelingen til en ny form for økonomisk månedsopfølgning, og selvom nyt altid kræver omstilling, så er det særligt gode ved denne opfølgning, at det hjælper os med bedre ledelsesinformation.

Den ny indkøbspolitik er bragt ajour med den nye udbudslov. Nogle af jer oplever måske, at reglerne for konkurrenceudsættelse kan virke bureaukratiske og besværlige. Men vi har jo desværre, rundt omkring i Danmark i de seneste år, set mange og grelle eksempler på, at offentlige midler er håndteret skødesløst. Vi skal til enhver tid agere på en måde, så der ikke kan sås tvivl om vores integritet. Det er også dét, der er pointen med vores nye indkøbspolitik – udover det meget vigtige, at vi gerne vil købe effektivt ind.

I 2018 tager vi med ØA som tovholder fat på et af de centrale projekter i den administrative handleplan, nemlig ”Digital Robusthed” – håndtering af alle vores grunddata i et grunddata-projekt. Målet er at sikre entydige definitioner på vores data.

I nytårstalen sidste år stillede jeg i udsigt, at vi snart skulle have et nyt og tidssvarende rejseafregningssystem. Der har været udfordringer med leverandøren, men løsningen kommer så snart leverandøren leverer det sidste, så det skulle være lige rundt om hjørnet. Så til næste år på samme tid er vi forhåbentlig meget berejste i det ny system.

Studieservice har været optaget af sikker drift. Hvert år optages et stort antal studerende og Optagelses-enheden er garant for, at vi kommer godt og sikkert i mål – hver gang. Det samme kan man sige om SU – et område som vedholdende løser den opgave, teamet er sat til at løse:

- internationale, der kommer hertil
- danske studerende, der rejser ud
- studerende, der skal have vejledning i forhold til deres valg af studie og studerende, der skal i job, når de er uddannede
- bolig til medarbejdere og studerende

En vedholdende indsats for de internationale er en forudsætning for, at vi lykkes med de satsninger, der er vigtige i de faglige miljøer.

En del af arbejdet med den sikre drift er at sørge for, at de studieadministrative systemer virker. Det drejer sig bl.a. om STADS, Digital eksamen og de nye systemer, som vi skal bruge i fremtiden. 

Både Fælles Service i Esbjerg og i København arbejder med rigtigt mange forskellige opgaver: Med IT, kommunikation, vejledning, Campus Service, HR, konferencer.

I København har der i år været et særligt fokus på at forbedre studiemiljøet; dette også i forlængelse af institutionsakkrediteringen.

Dertil har der været et særligt fokus på at give en endnu bedre service til alle vores brugere: Ansatte, studerende og gæster udefra.

Det er godt med synligheden af AAU CPH i hovedstadsregionen – fysisk f.eks. med etableringen af lysbroen, men også som et tegn på, at AAU, trods historisk forankring i Nordjylland, er til for hele landet.

Det samme gælder vores tilstedeværelse i Esbjerg. I 2017 har Dansk Miljørådgivning lejet sig ind på Campus i Esbjerg. Virksomheden er meget tilfreds med aftalen, som allerede har ført til samarbejder forskningsmæssigt. Derudover har AAU Esbjerg afsluttet en række større byggeprojekter, bl.a. er hele området foran hovedindgangen samt ned forbi C2 bygningen færdiggjort. Resultatet er meget positivt og løfter udearealerne æstetisk, og det forbedrer studiemiljøet markant. Derudover er en række tiltag til at styrke det indre studiemiljø blevet færdiggjort med et godt resultat.

ITS’ brugertilfredshedsundersøgelse viste, at 75% af brugerne er tilfredse eller meget tilfredse, under 10% er utilfredse, hvilket matcher ITS’ øvrige målinger: IT-driftsstabilitet er overvejende på målet. Der er enkelte nedbrud, som altid løses hurtigt.

Og IT Service- og supportmål overstiger leveringsmålene. Godt gjort af ITS, som jeg er sikker på vil holde denne høje standard fremover.

IT-projektgennemførelse er forbedret. Lige nu håndteres en portefølje på 15 store projekter og med ny digitaliseringsstrategi på trapperne, er der udsigt til endnu flere spændende digitaliseringsprojekter, der vil understøtte Viden for verden og løfte AAU ind i næste digitale fase.

Et stort antal medarbejdere i HR var i foråret involveret i en analyse af de grundlæggende HR-processer på tværs af universitetet, og resultatet indgik i det grundlag, som efterfølgende lå til grund for direktionens beslutning om at indføre en ny HR-leverancemodel for hele universitetet.

Modellen indebar, at lønkontoret og fakultetskontorernes HR-medarbejdere blev fusioneret med HR-afdelingen pr. 1. september 2017. Hver enhed har nu en HR-partner.

Den nye model skal forenkle sagsgangene og øge kvaliteten samtidig med, at ansættelsesprocesserne skal være kortere for, at universitetet bedre kan konkurrere om de bedste medarbejdere.

Det er en omfattende forandringsproces, der har ført til forandringer for både HR-medarbejderne og deres samarbejdspartnere. Vi har store forventninger til modellen, som vi også godt ved tager nogen tid at implementere helt.

Et enkelt HR-område bør nævnes for sig, nemlig AAU Kompetenceudvikling. Teamet har allerede nået store resultater; det har formået at sætte kompetenceudvikling på dagsordenen, både for TAP og VIP – og dét på ganske kort tid. Det har etableret et bredt sortiment af kompetenceudviklingsaktiviteter af høj kvalitet.

Også arbejdsmiljøsektionens store arbejde i 2017 skal nævnes. Sektionen har spillet en stor rolle i forhold til at håndtere det påbud, som Arbejdstilsynet har givet os i Sydhavnen.

2017 var også året, hvor vi kunne takke Niels-Henrik Gylstorff for mange års godt arbejde, da han valgte tilværelsen som delvis pensionist i stedet for. Niels-Henrik havde igennem mange år været med til at arbejde med den transformation, som særligt biblioteksområdet har været i, og som jo i øvrigt på ingen måde er slut.

AUB har i 2017, i tråd med udviklingen i forsknings- og universitetsbibliotekslandskabet i Danmark, haft fokus på at etablere en samarbejdsmodel med Det Kongelige Bibliotek. Startskuddet lød den 1. januar 2018, hvor licensindkøb og administration samt bibliotekssystem drives i fællesskab.

En opgave i 2018 bliver derfor at påbegynde samarbejdet med fortsat fokus på høj kvalitet for brugerne.

AUB vil endvidere skærpe understøttelsen af forskere i registrering af forskningspublikationer via PURE, og så bliver 2018 et år med fortsat øget fokus på implementering af workzone til understøttelse af god sagsbehandling på AAU.

AAU Innovation har i det forgangne år også haft fokus på AAUs strategiske ambitioner ved at integrere innovation i forskning og uddannelse. Det har blandt andet medført det såkaldte AAU Start-up-program med fokus på at understøtte de studerendes arbejde med ”gode ideer”.  

Afdelingen arbejder på et Proof of Concept-program, der gør det muligt at understøtte kommercialiseringsmuligheder af forskning. Endelig er der ”tyvstartet” på Science and Innovation Hub-aktiviteter med bl.a. et studentermiljø i FIB 11.

Den 15. januar kan vi byde velkommen til vores ny innovationsdirektør, Dorte Stigaard. Udover at stå i spidsen for AAU Innovations organisation og alle dets aktiviteter og ansvarsområder, vil Dorte Stigaard jo nok involvere sig meget i hele Science and Innovation HUB-projektet.

I Rektorsekretariatet fylder strategiarbejdet fortsat en stor del. Der er et stort fokus på et stadigt stærkere og mere professionelt AAU og på at sikre, at rektoratet får de bedst mulige arbejdsbetingelser. I rektoratet mærker vi hver dag med glæde de positive resultater af sekretariatets arbejde.

I AAU Kommunikation har 2017 også været præget af strategiarbejdet. Hvordan oplever vores omverden os? Og hvordan kan vi styrke vores omdømme, så alle har et præcist billede af, hvordan vi leverer viden for verden? AAU Kommunikation har styrket nyhedsformidlingen på Inside - nu har vi desuden et Inside på engelsk. Vi har en presseplan og et presseberedskab, og vi har lanceret et nyt overordnet rekrutteringskoncept, ’MAKE IT REAL’, som I har kunnet se rundt omkring på campusområderne.

Helt generelt kan jeg sige om Fælles Service:

Der er en god daglig drift, som holder AAU godt kørende. Udfordringerne er, at vi er nødt til konstant at have fokus på at gøre tingene bedre og billigere på samme tid.

Det gør vi ikke ved at løbe stærkere. Vi kan kun gøre det ved at blive ved med at udvikle, gøre ting enklere, prioritere det vigtigste og nedprioritere det mindre vigtige i en konstant og regelmæssig ledelsesmæssig vurdering.

I 2018 skal vi have meget fokus på at øge sammenhængskraften i hele vores administrative organisation. Der er et stykke arbejde foran os på den front. Jeg siger det ikke for at pege fingre – det er en konstatering af et behov, hvor udfordringen opstår, fordi organisationen er så stor og vidt forgrenet, som den er.

Allerede i 2015 viste den såkaldte situationsanalyse, at organisationen er så stor, at den er vanskelig at få til at arbejde helt strømlinet sammen. Det er et absolut nødvendigt fokusområde.

Vi fortsætter derfor arbejdet med den administrative strategi, og mere konkret hilser vi implementeringen af nye, gode systemer velkommen. Det gælder fx systemer som Workzone, AdmForskPro, nyt HR-system og de piloter, vi gennemfører på det administrative robotområde, som kan overtage det ensidigt gentagne administrative arbejde, som tager lang tid, og som de fleste ofte bliver trætte af.

Sidste år på samme tid var vi midt i en sparerunde, som medførte afskedigelser. Det var vigtigt for os, at det ikke gentog sig med budgettet for 2018. Vi har arbejdet meget for, at vi ikke skulle ud i en sparerunde igen. Man kan naturligvis til syvende og sidst ikke gardere sig over for udefra kommende påvirkninger, men de er heldigvis udeblevet i denne sammenhæng.

Jeg er meget glad for, at vi har kunnet lande et budget i balance for Fælles Service for 2018.

Overordnet kan vi konstatere, at finanslovsmidlerne er faldende, og vi ved, at vi står overfor store udfordringer i den nationale såvel som den internationale konkurrence. Vi skal derfor konstant fokusere på, hvor og hvordan vi kan udvikle organisationen – have blik for, hvordan vi kan finde nye veje, der lever op til fremtidige krav.

Der er god grund til at være optimistisk. I gør nemlig alle en meget stor indsats, og viser det helt nødvendige store engagement.

I det kommende år vil vi også i den Administrative Ledergruppe gøre en indsats for at få det nye ledelsesgrundlag på rygmarven og få det til at virke for alle os, som har personaleledelse. Forhåbentlig til gavn for alle medarbejdere.

Opgaven går på, at vi skal knytte ledelsesgrundlagets fem pejlemærker med den administrative strategis 5 vigtige principper og overføre dem til daglig praksis.

Denne kobling er grundlæggende for alle i Fælles Service og hele AAUs organisation. Den kobling skal sikre vores bidrag til et fortsat konkurrencedygtigt AAU.

I årets julehilsen fra rektor, prorektor og undertegnede fremhævede vi placeringen af AAU som det bedste universitet i Europa inden for ingeniørvidenskab og som det ottendebedste i verden.

Vi fremhævede også – igen – at vi er identificeret som et godt eksempel i forhold til vidensamarbejde. Der er nemlig mange ting, som vi ikke bare gør godt men gør virkelig godt.

Vigtigt er, at vi også husker at fortælle om alt det gode, vi lykkes med. Verden omkring os skal vide, hvad vi kan og hvad vi har at tilbyde. Det kan nemlig have stor betydning for, hvem som samarbejder med os og for, hvilke bevillinger vi får.

Heldigvis har verden omkring os åbnet øjnene for, at AAU rykker markant fremad.

Det vigtigste er, at vi fortsat hver især er ambitiøse med vores indsats og i vores samarbejde med kollegerne, så vi fortsat kan være med til at skabe stærke resultater og levere det, som AAU er sat i verden for.

Det går fortsat godt for Aalborg Universitet. Det gør det, fordi vi har gode undervisere og gode forskere, og vi har forskningsmiljøer i verdensklasse. Det sagde jeg også sidste år, men det er værd at gentage.

Og selvom vi i Fælles Service og som TAP på fakulteter og institutter hverken arbejder direkte med forskning eller uddannelse, så er vi på mange måder limen, der binder ”det at være en organisation” sammen med vores evne til at skabe resultater.

Så lad os glædes over de resultater, vi er med til at bære ud i verden – over vores gode evne til at samarbejde - både som et universitet, der rækker ud i verden, men bestemt også internt i organisationen.

Til slut: Tak fra mig til jer alle for samarbejdet i 2017. Jeg glæder mig over udsigten til endnu et godt år i Fælles Service og i hele administrationen – og endnu et godt år på Aalborg Universitet.