Det skal være nemmere at arbejde i Workzone

Det skal være nemmere at arbejde i Workzone

En ny arbejdsgruppe skal definere nye og revidere de eksisterende regler for brug af WorkZone på AAU. Målet er, at reglerne skal gøre det nemmere for AAU’s medarbejderne at vurdere hvordan og hvornår, de skal bruge systemet.

Når ESDH-sekretariatet holder kurser i WorkZone, oplever de nemlig ofte, at deltagerne er i tvivl om, hvad de skal lægge ind i systemet. 

Med regelarbejdet forventer sekretariatet derfor at kunne gøre brugen af systemet mere overskueligt.

Samtidig skal reglerne sikre, at WorkZone anvendes ensartet og struktureret på tværs af AAU, så det kan bruges til at understøtte tværgående sagsgange og vidensdeling inden for nogle opgaveområder samt til ledelsesinformation inden for andre. Det kan fx være i forhold til, hvor mange af en bestemt type sager, der er blevet oprettet eller afsluttet i 2018.

Arbejdsgruppen

For at få et tværgående fokus er arbejdsgruppen bredt sammensat af medarbejdere fra de forskellige afdelinger af fællesservice samt to repræsentanter fra institutterne. Afhængig af hvilke regler, der skal drøftes, kan andre også deltage i arbejdet.

Arbejdsgruppen mødtes første gang den 7. maj, hvor de blandt andet drøftede status på WorkZones udbredelse inden for de forskellige opgaveområder og de opgavetyper, der typisk volder udfordringer i forhold til WorkZone på grund af uklare/manglende regler. 

Baggrund

WorkZone er et Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem (ESDH).

Brugen af systemet sikrer blandt andet, at AAU på det administrative område kan håndtere personfølsomme og -henførbare data i forhold til EU’s persondataforordning samt dokumentere sagsbehandling i forhold til forvaltnings-, offentligheds- og arkivlov.

ESDH-sekretariatet koordinerer arbejdet med at formulere og revidere regler for brugen af WorkZone. ESDH-sekretariatets indstilling om nedsættelse af arbejdsgruppen blev godkendt af den Administrative Ledergruppe på møde i april.